Es geht los!

Dieses Intranet ist seit einem Jahr bei Pastoralen Diensten, im Offizialat, im Generalvikariat und den angeschlossenen Diensten im Einsatz. Schnell folgten im Juli 2024 die Einführung beim Hauptamt in den Pastoralen Einheiten und den Rendanturen. Das Intranet ist flächendeckend im Erzbistum Köln im Einsatz und hat mittlerweile über 6.300 Nutzer/innen.  Jetzt beginnt die Einbindung der noch verbliebenen großen Gruppe der Ehrenamtlichen.

“Die vielen engagierten Ehrenamtlichen in unserem Erzbistum tragen als bedeutende Gruppe in besonderer Weise zum Gelingen des kirchlichen Lebens in unseren Pfarreien und Pastoralen Einheiten bei. Daher freue ich mich ganz besonders, dass sie alle nun ebenfalls an unserem Intranet teilhaben können und damit Unterstützung für ihr engagiertes Tun erfahren. Ein lang verfolgtes Ziel findet damit einen erfreulichen Abschluss.”, so Generalvikar Guido Assmann.

In den vergangenen Monaten wurde dazu im Fachbereich Kommunikationsberatung & Kommunikationswerkzeuge von Sascha van den Broek mit Unterstützung der Themenverantwortlichen in den Bereichen und Fachbereichen, der Zentralredaktion und unter Beteiligung von einzelnen Ehrenamtlichen an Lösungen gearbeitet.

Ab sofort können Ehrenamtliche ihren Zugang selbst beauftragen und müssen lediglich von einem hauptamtlichen Ansprechpartner freigeschaltet werden. Der/die Ehrenamtliche muss dem Hauptamtlichen dabei persönlich bekannt sein.

Bedarfsanalyse gibt wichtige Hinweise

In den vergangenen Monaten wurde eine umfangreiche Bedarfsanalyse unter Ehrenamtlichen durchgeführt. Die Auswertung der Antworten von über 500 Ehrenamtlichen zeigt, dass es einen Bedarf an einer Plattform gibt, die das Erzbistum zur Verfügung stellt und ehrenamtliches Engagement vor Ort mit Tools und Informationen unterstützt. Deutlich wurde, dass unser Ehrenamt einen Ort braucht, um auch in den großen Pastoralen Einheiten gut zusammenarbeiten können.

Häufig gestellte Fragen

Warum erhalten Ehrenamtliche nun Zugang zum Intranet?

Wir möchten Ehrenamtliche bestmöglich unterstützen und die Zusammenarbeit erleichtern. Das Intranet fördert die Vernetzung, verbessert den Informationsfluss und stärkt das gemeinsame Engagement zwischen Haupt- und Ehrenamtlichen.

Wer entscheidet, welche Ehrenamtlichen Zugang erhalten?

Die Entscheidung, welche Ehrenamtlichen Zugang erhalten, liegt vor Ort. Ansprechpartner aus dem Hauptamt, wie bspw. Verwaltungsleitungen oder Pfarrbüromitarbeitende, können Ehrenamtliche schnell und einfach freischalten.

 

Wie funktioniert die Freischaltung der Ehrenamtlichen?

Ehrenamtliche registrieren sich online im Internet. Dabei wählen sie einen hauptamtlichen Mitarbeitenden (Ansprechpartner) aus. Dieser erhält eine Mail mit einem Link zur Überprüfung der Daten: Ist der Ehrenamtliche bekannt und soll Zugang zum Intranet erhalten, bestätigt er das. Eine Ablehnung ist möglich. Die Vorgehensweise ist einfach, intuitiv und erfolgt datenschutzkonform.

Hauptamtliche Mitarbeitende, die ebenfalls ehrenamtlich tätig sind, benötigen keine zusätzliche Registrierung.

 

Welche Inhalte erhalten Ehrenamtliche?

Das Intranet hat interne Kommunikation und Wissensmanagement zur Aufgabe. Damit finden Kirchenvorstände und andere Ehrenamtliche zur Unterstützung ihrer Arbeit Inhalte im Intranet. Gleichfalls kann man sich in Gruppen zusammenschließen, um Informationen auszutauschen.

Können Ehrenamtliche interne Informationen aus der Verwaltung einsehen?

Nein. Das Intranet ist modular aufgebaut und so gestaltet, dass Ehrenamtliche keine vertraulichen oder internen Informationen einsehen können. Sie sehen Inhalte, die explizit für Ehrenamtliche freigegeben sind.

Wie können sich Ehrenamtliche im Intranet betätigen?

Ehrenamtliche können sich an verschiedenen Stellen mit Rückmeldungen einbringen
oder eigene Inhalte erstellen. Einfache Reaktionen (Daumen hoch, Daumen runter) sind überall möglich.

Entstehen zusätzliche Kosten für Kirchengemeinden? 

Nein. Das Erzbistum trägt die Kosten für Ehrenamtliche im Intranet.

Wie können Pastorale Einheiten oder Pfarren das Intranet nutzen, um die Zusammenarbeit zwischen Haupt- und Ehrenamt zu stärken?
Nutzen Sie das Intranet aktiv zur Zusammenarbeit, zur Information über Veranstaltungen und Projekte sowie zur Vernetzung mit Ehrenamtlichen. Es bietet Möglichkeiten für schnelle Umfragen, gemeinsame Terminplanung und Austausch zu aktuellen Themen.

Weiterführende Informationen

verantwortlich: Jochen Finck (Text aus der Veröffentlichung im Intranet des Erzbistums Köln)